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一、新征集藏品入库登记手续

1、特藏库接收新征集藏品,必须办理接收手续。管理员在办理藏品接收、移交手续时,按接收帐目逐件清点、验收。每件藏品填写2张受理单,特藏库管理员在藏品受理单上签收。一张存档,一张与藏品存放在一起,以便查找,同时电脑留存电子文档,并及时备份。

2、建立入库藏品登记台帐,新入库藏品由管理员把藏品基本信息录入电脑总帐。同时建立一套相应的藏品编目帐和一套藏品分类帐,总登记帐和藏品编目帐的编号要相对应。

3、藏品入库后,管理员应对入库藏品及时编目分类、入箱入柜,不得把文物、资料随意放置。

 
二、特藏库藏品借阅使用手续

1、特藏库藏品一般不外借,确因学术研究、陈列展览、外展,装裱、拍照、复印、复制等工作需要借用藏品时,须由借用人填写借阅登记表,写明借用期限、用途等,由馆领导审批后方可出库,用完后及时归库。到期未及时归还的,库房管理员需及时督促使用部门和当事人立即归还。期满确因工作需要继续使用者,须持所借藏品至特藏库办理续借手续。

2、其他借阅、抄录、复印、拍摄等短时利用,利用人员填写借阅登记表,由馆领导签字批准后,由管理员提取出库,在库内查阅室用毕即归库。如当日不能完成,下班前必须归库,次日再用。

3、借阅者在借阅期间必须爱护文物、资料、图书,不得污损、折皱、圈写、批注,应按借用限定的时间将文物、资料、图书,完好归还入库。特藏库管理人员对利用者在使用藏品时有权进行监督、检查,发现不安全因素时管理人员有权纠正和停止使用。

4、藏品在使用过程中如发生遗失、损坏,当事人应提交书面报告,说明情况,由馆领导会同保管、利用部门调查、核实后作出相应处理。

三、特藏库安全管理

1、库房管理员和负责人应对其所保管的全部藏品、资料及图书负责,并做好藏品日常清洁、保养、管理等工作。每年要对藏品进行清点、核对,发现问题及时向馆领导汇报。

2、库房内严禁一切易燃、易爆、易腐蚀物品。库区严禁吸烟。要做好库房防霉、防潮、防蛀、防火、防尘、防光、防鼠、防盗等工作,发现藏品有异常情况要及时汇报,并处理。

3、管理人员每天对库房内温湿度进行检查和记录,及时根据气候、变化情况采取相应措施调节库内温湿度。温湿度记录每年汇总一次,装订成册。

4、库区钥匙集中放置在办公室安全处保管,由专人管理,不得随身携带,随意摆放,不得遗失。

5、管理人员在非工作时间内不得擅自进入库房,因工作需要进库,应由馆领导批准,两人或两人以上同时进入库房工作。非库房管理人员未经馆领导批准一律不准进入库房。

四、特藏库卫生管理

1、库房应做到窗明几净。天花板、墙壁、箱架、灯具、窗台无灰尘。

2、库房卫生工作责任到人。平时按管理人员的各自分工,认真做好保洁工作。

3、定期对库区进行全面清洁除尘。

4、库房卫生应注意日常保持,进入库区的人员应换鞋或穿鞋套。

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